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Recruitment Privacy Notice

RECRUITMENT PRIVACY NOTICE FOR RIMES TECHNOLOGIES ENTITIES IN THE EEA

 

SCOPE OF PRIVACY NOTICE

1. Like most businesses, we hold and process a wide range of information, some of which relates to individuals who are applying to work for us. This notice explains the type of information we process, why we are processing it and how that processing may affect you.

The notice focuses on individuals who are applying to work for us and the data we process as part of that process. We have a separate Workplace Privacy Notice that applies to our current and former employees.

This notice is set out in this document (the Core Notice) and the Supplementary Information in the Annex 1 to this document. We have also provided local information, which makes clear any differences in your particular jurisdiction. This can be found in Annex 2.

In the Supplementary Information, we explain what we mean by “personal data”, “processing”, “sensitive personal data” and other terms used in the notice.

2. In brief, this notice explains:

  • what personal data we hold and why we process it;
  • the legal grounds which allow us to process your personal data;
  • where the data comes from, who gets to see it and how long we keep it;
  • how to access your personal data and other rights;
  • how to contact us.
PERSONAL DATA – WHAT WE HOLD AND WHY WE PROCESS IT

3. We process data for the purposes of our business including recruitment, management, administrative, employment and legal purposes. The Supplementary Information provides more specific information on these purposes, on the type of data that may be processed and on the grounds on which we process data. See Legal grounds for processing personal data and Further information on the data we process and our purposes.

WHERE THE DATA COMES FROM AND WHO GETS TO SEE IT

4. Some of the personal data that we process about you comes from you. For example, you tell us your contact details and work history. If you are joining us, you may provide your banking details.

Other personal data may come from third parties such as recruiters acting on your behalf or from your references.

Your personal data will be seen internally by managers, HR and, in some circumstances (if you join us) colleagues. We will where necessary and as set out in this privacy notice also pass your data outside the organisation, for example to people you are dealing with and payroll agencies.

Further information on this is provided in the Supplementary Information. See Where the data comes from and Who gets to see your data?

HOW LONG DO WE KEEP YOUR PERSONAL DATA?

5. We do not keep your personal data for any specific period but will not keep it for longer than is necessary for our purposes. In general, if you become employed by us we will keep your personal data for the duration of your employment and for a period afterwards. If you are unsuccessful in gaining employment with us, we will likely keep your personal data for a short period after informing you that you were unsuccessful.

See Retaining your personal data – more information in the Supplementary Information.

TRANSFERS OF PERSONAL DATA OUTSIDE THE EEA

6. We will where necessary and as set out in this privacy notice transfer your personal data outside the EEA to members of our group and processors in other jurisdictions in which we are established.

Further information on these transfers and the measures taken to safeguard your data are set out in the Supplementary Information under Transfers of personal data outside the EEA – more information.

YOUR DATA RIGHTS

7. You have a right to make a subject access request to receive information about the data that we process about you. Further information on this and on other rights is in the Supplementary Information under Access to your personal data and other rights. We also explain how to make a complaint about our processing of your data.

CONTACT DETAILS

8. In processing your personal data, we act as a data controller. Our contact details are set out in Annex 2.

Please note that generally the data controller of your personal data will be your employing/engaging entity (or the employing/engaging entity that you apply to work for) but also entities within RIMES Technologies and its group companies with which we share data for business administration purposes.

STATUS OF THIS NOTICE

9. This notice does not form part of any contract of employment you might enter into and does not create contractual rights or obligations. It may be amended by us at any time. Nothing in this notice is intended to create an employment relationship between RIMES Technologies and any non-employee.

 

ANNEX 1: SUPPLEMENTARY INFORMATION

 

WHAT DO WE MEAN BY “PERSONAL DATA” AND “PROCESSING”?

1. “Personal data” is information relating to you (or from which you may be identified) which is processed by automatic means or which is (or is intended to be) part of a structured manual filing system. It includes not only facts about you, but also intentions and opinions about you.

Data “processed automatically” includes information held on, or relating to use of, a computer, laptop, mobile phone or similar device. It covers data derived from equipment such as access passes within a building, data on use of vehicles and sound and image data such as CCTV or photographs.

“Processing” means doing anything with the data. For example, it includes collecting it, holding it, disclosing it and deleting it.

Personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, health, sexual orientation, sex life, trade union membership and genetic and biometric data are subject to special protection and considered by EU privacy law to be “sensitive personal data”.

References in this notice to employment, work (and similar expressions) include any arrangement we may have under which an individual provides us with work or services, or applies for such work or services. By way of example, when we mention an “employment contract”, that includes a contract under which you provide us with services; when we refer to ending your potential employment, that includes terminating a contract for services. We use the word “you” to refer to anyone within the scope of the notice.

LEGAL GROUNDS FOR PROCESSING PERSONAL DATA

WHAT ARE THE GROUNDS FOR PROCESSING?

2. Under data protection law, there are various grounds on which we can rely when processing your personal data. In some contexts more than one ground applies. We have summarised these grounds as Contract, Legal obligation, Legitimate Interests and Consent and outline what those terms mean in the following table.

Term Ground for processing Explanation
Contract Processing necessary for performance of a contract with you or to take steps at your request to enter a contract This covers carrying out our contractual duties and exercising our contractual rights.
Legal obligation Processing necessary to comply with our legal obligations Ensuring we perform our legal and regulatory obligations. For example, providing a safe place of work and avoiding unlawful discrimination.
Legitimate Interests Processing necessary for our or a third party’s legitimate interests We or a third party have legitimate interests in carrying on, managing and administering our respective businesses effectively and properly and in connection with those interests processing your data.
Your data will not be processed on this basis if our or a third party’s interests are overridden by your own interests, rights and freedoms.
Consent You have given specific consent to processing your data In general processing of your data in connection with employment is not conditional on your consent. But there may be occasions where we do specific things such as provide a reference and rely on your consent to our doing so.

 

PROCESSING SENSITIVE PERSONAL DATA

3. If we process sensitive personal data about you (for example (but without limitation), storing your health records to assist us in ensuring that we provide you with a healthy and safe work workplace or processing personal data relating to diversity monitoring), as well as ensuring that one of the grounds for processing mentioned above applies, we will make sure that one or more of the grounds for processing sensitive personal data applies. In outline, these include:

  • Processing being necessary for the purposes of your or our obligations and rights in relation to employment in so far as it is authorised by law or collective agreement;
  • Processing relating to data about you that you have made public (e.g. if you tell colleagues that you are ill);
  • Processing being necessary for the purpose of establishing, making or defending legal claims;
  • Processing being necessary for provision of health care or treatment, medical diagnosis, and assessment of your working capacity;
  • Processing for equality and diversity purposes to the extent permitted by law.
FURTHER INFORMATION ON THE DATA WE PROCESS AND OUR PURPOSES

4. The Core Notice outlines the purposes for which we process your personal data. More specific information on these, examples of the data and the grounds on which we process data are in the table below.

The examples in the table cannot, of course, be exhaustive. For example, although the table does not mention data relating to criminal offences, if we were to find out that someone applying to work for us was suspected of committing a criminal offence, we might process that information if relevant for our purposes. If necessary we will also require criminal background checks for certain roles – for example those working in financial roles or with minors.

Purpose Examples of personal data that may be processed Grounds for processing
Recruitment Standard data related to your identity (e.g. your name, address, email address, ID information and documents, telephone numbers, place of birth, nationality, contact details, professional experience and education (including university degrees, academic records, professional licenses, memberships and certifications, awards and achievements, and current and previous employment details), financial information (including current salary information) language skills, and any other personal data that you present us with as part of your application related to the fulfilment of the role.
Information concerning your application and our assessment of it, your references, any checks we may make to verify information provided or background checks and any information connected with your right to work.
If necessary, we will also process information concerning your health, any disability and in connection with any adjustments to working arrangements.
Contract

Legal obligation

Legitimate interests

Administering our recruitment process Evaluating your experience and qualifications against the requirements of the position you are applying for.
Administering our online careers portal.
Communicating with you in respect of any offer of employment we choose to make and providing you with information about our onboarding process.
Contract

Legal obligation

Legitimate interests

Entering into a contract with you (if you are made an offer by us) Information on your terms of employment from time to time including your hours and working patterns, your pay and benefits, such as your participation in pension arrangements, life and medical insurance; and any bonus or share schemes. Contract

Legal Obligation

Legitimate interests

Contracting you or others on your behalf Your address and phone number, emergency contact information and information on your next of kin. Contract

Legitimate interests

Payroll administration Information on your bank account, person contributions and on tax and national insurance. Your national insurance number or other government issued identifier. Contract

Legal obligation

Legitimate interests

Financial planning and budgeting Information such as your proposed salary and (if applicable) envisaged bonus levels. Legitimate interests
Physical and system security CCTV images upon attendance for interview at our premises Legal obligation

Legitimate interests

Providing information to third parties in connection with transactions that we contemplate or carry out Information on any offer made to you and your proposed contract and other employment data that may be required by a party to a transaction such as a prospective purchaser, seller or outsourcer. Legitimate interests
Monitoring of diversity and equal opportunities Information on your nationality, racial and ethnic origin, gender, sexual orientation, religion, disability and age as part of diversity monitoring initiatives. Such data will aggregated and used for equality of opportunity monitoring purposes. Legitimate interests
Disputes and legal proceedings Any information relevant or potentially relevant to a dispute or legal proceeding affecting us Legitimate interests

Legal obligation

 

Please note that if you accept an offer from us the business will process further information as part of the employment relationship. We will provide you with our full Workplace Privacy Notice as part of the on-boarding process.

WHERE THE DATA COMES FROM

5. When you apply to work for us the initial data about you that we process is likely to come from you: for example, contact details, bank details and information on your immigration status and whether you can lawfully work. Where necessary and in accordance with this privacy notice, we will require references and information to carry out background checks. If you have concerns about this in a particular context, you should speak to your recruiter or our HR department.

Please note we may also receive data from third party recruiters, agents and similar organisations as a part of the recruitment process.

WHO GETS TO SEE YOUR DATA?

INTERNAL USE

6. Where necessary and as set out this privacy notice, your personal data will be disclosed to relevant managers, HR and administrators for the purposes of your application as mentioned in this document. We will also disclose this to other members of our group where necessary for decision making regarding your application – this will depend on the type of role you are applying for.

EXTERNAL USE

7. We will only disclose your personal data outside the group if disclosure is consistent with a ground for processing on which we rely and doing so is lawful and fair to you.

We will disclose your data if it is necessary for our legitimate interests as an organisation or the interests of a third party (but we will not do this if these interests are over-ridden by your interests and rights in particular to privacy). Where necessary, we will also disclose your personal data if you consent, where we are required to do so by law and in connection with criminal or regulatory investigations.

8. Specific circumstances in which your personal data may be disclosed include:

  • Disclosure to organisations that process data on our behalf such as our payroll service, insurers and other benefit providers, our bank and organisations that host our IT systems and data. This would normally occur if you accept an offer from us and would be carried out as part of the on-boarding process; and
  • To third party recruitment consultants and similar businesses (including online recruitment portals) as a part of the recruitment process.
RETAINING YOUR PERSONAL DATA – MORE INFORMATION

9. Although there is no specific period for which we will keep your personal data, we will not keep it for longer than is necessary for our purposes. In general if you are successful in becoming employed by us, we will keep your personal data for the duration of your employment and for a period afterwards. If you are unsuccessful in gaining employment with us, we will likely keep your personal data for a short period after informing you that you were unsuccessful. In considering how long to keep your data, we will take into account its relevance to our business and your potential employment either as a record or in the event of a legal claim.

If your data is only useful for a short period (for example, CCTV footage data) we will delete it.

Personal data relating to job applicants (other than the person who is successful) will normally be deleted after 12 months.

TRANSFERS OF PERSONAL DATA OUTSIDE THE EEA – MORE INFORMATION

10. In connection with our business and for employment, administrative, management and legal purposes, we will where necessary and as set out in this privacy notice transfer your personal data outside the EEA to members of our group and data processors in other jurisdictions in which we are established. We will ensure that any transfer is lawful and that there are appropriate security arrangements.

ACCESS TO YOUR PERSONAL DATA AND OTHER RIGHTS

11. We try to be as open as we reasonably can about personal data that we process. If you would like specific information, just ask us.

You also have a legal right to make a “subject access request”. If you exercise this right and we hold personal data about you, we are required to provide you with information on it, including:

  • Giving you a description and copy of the personal data
  • Telling you why we are processing it

If you make a subject access request and there is any question about who you are, we may require you to provide information from which we can satisfy ourselves as to your identity.

As well as your subject access right, you may have a legal right to have your personal data rectified or erased, to object to its processing or to have its processing restricted. If you have provided us with data about yourself (for example your address or bank details), you have the right to be given the data in machine readable format for transmitting to another data controller. This only applies if the ground for processing is Consent or Contract.

If we have relied on consent as a ground for processing, you may withdraw consent at any time – though if you do so that will not affect the lawfulness of what we have done before you withdraw consent.

COMPLAINTS

12. If you have complaints relating to our processing of your personal data, you should raise these with HR in the first instance. You may also raise complaints with your statutory regulator. For contact and other details please contact our Human Resources department.

STATUS OF THIS NOTICE

13. This notice does not form part of any contract of employment that you may enter into with us and does not create contractual rights or obligations. It may be amended by us at any time. Nothing in this notice is intended to create an employment relationship between RIMES Technologies and any non-employee.

 

ANNEX 2 – INFORMATION SPECIFIC TO JURISDICTIONS

 

UNITED KINGDOM

If you are employed, engaged or otherwise in United Kingdom the following additional information applies.

The statutory regulator is the ICO. The contact details are as follows:

www.ico.org.uk

Data controller Address
RIMES Technologies Limited No 1 Cornhill

London

EC3V 3ND

 

Please note that this Privacy Notice, along with other related RIMES policies and/or protocols, shall form our policy for procuring special data as required by the UK Data Protection Bill 2018 (Schedule 1 Part IV).

CYPRUS

If you are employed, engaged or otherwise in Cyprus the following additional information applies.

The statutory regulator is the Commissioner for Personal Data. The contact details are as follows:

Address: 1 Iasonos street, 1082 Nicosia, Cyprus

Postal Address: P.O. Box 23378, 1682 Nicosia, Cyprus

Telephone no. +357 22818456

Fax no.: +357 22304565

Email: commissioner@dataprotection.gov.cy

Data controller Address
RIMES Technologies (Cyprus) Limited Karyatides Business Center

3 Makrasikas, 4th Floor

2034, Strovolos

Nicosia, Cyprus

 

SUPPLEMENTARY NOTES

  • Para. 2/3/4- There is no legal obligation in Cyprus for employers to collect personal data for diversity monitoring purposes.
  • Para. 4- Criminal offences- Where the collection of data relating to the applicant’s criminal record/convictions is justified, RIMES Technologies can verify this information by asking the applicant to provide a clean criminal record certificate issued by Police Authorities or obtain a written authorization of the applicant and apply to receive this certificate from the police authorities.
  • Para.9- Deletion of data of non-successful job applicants- ‘…. such data will be normally deleted after 12 months from the date that the job applicant was informed that his/her application was not successful’.
  • Para 10- Transfer of Personal Data outside the EEA – in accordance with the draft Data Protection legislation, data controllers or processors that transfer special categories of data to third countries in accordance with Articles 46 and 47 of the GDPR must inform the Commissioner of their intention, prior to the transfer.
FRANCE

If you are employed, engaged or otherwise in France the following additional information applies.

The statutory regulator is the Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). The contact details are as follows:

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

T +331 53 73 22 22| F +331 53 73 22 00

www.cnil.fr/

Data controller Address
RIMES Technologies France SAS 13 avenue de l’Opéra

75001, Paris

 

IRELAND

If you are employed, engaged or otherwise in Ireland the following additional information applies.

The statutory regulator is the Data Protection Commissioner.

Data controller Address
RIMES Technologies (Ireland) Limited Bldg 1000

City Gate, Mahon
Cork

 

  • There is no legal obligation in Ireland for employers to collect personal data for diversity monitoring purposes. Any monitoring of diversity and equal opportunities will be done in accordance with law to protect the rights of the data subject.

 


 

NOTE D’INFORMATION AUX CANDIDATS RELATIVE AU TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES – ENTITES DE RIMES TECHNOLOGIES MEMBRES DE L’EEE

 

CHAMP D’APPLICATION DE LA NOTE D’INFORMATION

1. À l’instar de la plupart des entreprises, nous détenons et traitons un large éventail d’informations, dont certaines se rapportent à des personnes qui présentent leur candidature à un emploi pour notre compte. Le présent document énonce le type d’informations que nous traitons, les motifs de ce traitement ainsi que ses effets potentiels.

Cette note d’information s’adresse aux personnes qui présentent leur candidature à un emploi pour notre compte et concerne les données que nous traitons dans le cadre de ce processus de recrutement. Une autre Note d’information distincte s’applique à nos employés actuels et antérieurs.

Cette note d’information est présentée dans le présent document (Note principale) et les Informations supplémentaires y afférentes sont énoncés en Annexe 1 du présent document. Il comporte également des informations locales visant à mettre en lumière les éventuelles différences d’application selon le pays concerné. Ces informations sont exposées en Annexe 2.

La section Informations supplémentaires explique ce que nous entendons par « données personnelles », « traitement », « données personnelles sensibles » ainsi que d’autres termes utilisés dans la présente note d’information.

2. En bref, la présente note :

  • identifie les données personnelles que nous détenons et les motifs de leur traitement ;
  • expose les fondements juridiques qui nous permettent de traiter vos données personnelles ;
  • explique la provenance des données, leurs destinataires et leur durée de conservation ;
  • explique les modalités d’accès à vos données personnelles et vos autres droits ;
  • explique comment nous contacter.
DONNEES PERSONNELLES – DONNEES DETENUES ET MOTIFS DE TRAITEMENT

3. Nous traitons les données pour les besoins de notre activité, y compris à des fins de recrutement, de gestion, d’administration, d’emploi et toute autre obligation légale. La section Informations supplémentaires fournit des précisions concernant ces objectifs, notamment en ce qui concerne le type de données qui peuvent être traitées et les motifs de traitement de ces données. Plus de précisions à ce sujet sont fournies dans la section « Informations supplémentaires » : Fondements juridiques de traitement des données personnelles et Informations complémentaires concernant les données traitées et les objectifs poursuivis.

PROVENANCE ET DESTINATAIRES DES DONNEES

4. Une partie des données personnelles que nous traitons sont collectées directement auprès des personnes concernées. A titre d’exemple, vous nous fournissez vos coordonnées et vos antécédents professionnels. En cas d’embauche, il vous faudra probablement nous communiquer vos coordonnées bancaires.

D’autres données personnelles peuvent provenir de tiers, tels que les recruteurs qui interviennent en votre nom ou les personnes citées en référence pour recommander votre candidature.

Vos données personnelles seront consultées en interne par vos supérieurs hiérarchiques, le service des ressources humaines et, dans certaines circonstances (si vous êtes embauché), d’autres membres du personnel. Si nécessaire et selon les conditions énoncées dans la présente note d’information, nous transmettrons également vos données hors de la Société, notamment à des tiers avec lesquels vous interagissez, ou aux gestionnaires de paie.

Plus de précisions à ce sujet sont fournies dans la section « Informations supplémentaires » : Provenance et destinataires de vos données

DUREE DE CONSERVATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES

5. Vos données personnelles seront conservées pendant une durée indéterminée, n’excédant pas celle nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. De manière générale, si vous êtes embauché, nous conserverons vos données personnelles pendant la durée de votre contrat de travail et à compter de la rupture de ce dernier, pendant une durée raisonnable. Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons probablement vos données personnelles pendant une courte période après vous avoir informé de cet échec.

Plus de précisions à ce sujet sont fournies dans la section « Informations supplémentaires » : Conservation de vos données personnelles – informations complémentaires.

TRANSFERTS DE DONNEES PERSONNELLES HORS DE L’EEE

6. Si nécessaire et selon les conditions énoncées dans la présente note d’information, nous transférerons vos données personnelles hors de l’EEE à des membres de notre groupe et à nos gestionnaires basés dans les autres pays où nous sommes implantés
Pour obtenir plus d’informations concernant ces transferts et les mesures prises pour protéger vos données, veuillez-vous reporter à la section « Informations supplémentaires » consacrée aux Transferts de données personnelles hors de l’EEE – informations complémentaires.

DROITS ASSOCIES A VOS DONNEES

7. Vous bénéficiez d’un droit d’accès afin d’obtenir des informations concernant les données personnelles vous concernant, traitées par la Société. Pour obtenir plus d’informations à ce propos et concernant vos autres droits, veuillez vous reporter à la section « Informations supplémentaires » consacrée à l’Accès à vos données personnelles et autres droits. Elle explique également les modalités de réclamation portant sur le traitement de vos données.

COORDONNEES

8. En traitant vos données personnelles, nous agissons en qualité de responsable du traitement des données. Nos coordonnées sont indiquées en Annexe 2.

De manière générale, le responsable du traitement de vos données personnelles est l’établissement qui vous emploie/engage (ou l’établissement auprès duquel vous postulez), ainsi que les entités et sociétés du groupe RIMES Technologies auxquelles nous communiquons des données à des fins de gestion de nos activités.

STATUT DE LA PRESENTE NOTE D’INFORMATION

9. La présente note n’a qu’une portée informative, et n’a pas de valeur contractuelle. Elle est donc susceptible d’être modifiée à tout moment. Aucun élément de la présente note ne peut avoir conséquence de générer une relation de travail entre RIMES Technologies et une personne non-salariée.

 

ANNEXE 1 : INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES (GUIDE SUPPLEMENTAIRE)

 

SIGNIFICATION DES TERMES « DONNEES PERSONNELLES » ET « TRAITEMENT » ?

1. Le terme « données personnelles » désignent les informations vous concernant (ou permettant de vous identifier) traitées par des procédés automatiques, ou incluses (ou destinées à être incluses) dans un système structuré d’archivage manuel. Elles comprennent notamment des faits vous concernant, mais également des intentions et opinions à votre sujet.

Les données « traitées automatiquement » comprennent les informations détenues sur, ou se rapportant à l’utilisation, d’un ordinateur, d’un ordinateur portable, d’un téléphone portable ou d’un appareil similaire. Ceci comprend les données :

  • Provenant d’équipements tels que les badges d’accès à un bâtiment,
  • Relatives à l’utilisation des véhicules professionnels
  • Audio et vidéo, telles que les images de vidéosurveillance ou les photographies.

Le terme « traitement » désigne toutes les actions pouvant être exécutées en rapport avec les données. Cela inclut notamment leur collecte, leur détention, leur divulgation et leur suppression.

Les données personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’état de santé, l’orientation sexuelle, la sexualité, l’appartenance syndicale ainsi que les données génétiques et biométriques, font l’objet d’une protection particulière et sont considérées, en vertu de la législation européenne, comme des « données personnelles sensibles ».

Concernant la note d’information, les références aux notions d’emploi et de travail (et autres expressions similaires) incluent l’ensemble des accords existants et régissant la fourniture de travaux ou de prestations par une personne à notre bénéfice ou les candidatures briguant ce type d’emploi. Par exemple, lorsque le terme « contrat de travail » est utilisé, il désigne un contrat en vertu duquel vous nous fournissez des prestations ; lorsqu’il est question de la fin de votre emploi potentiel, cela inclut la résiliation d’un contrat par lequel vous fournissez des prestations. Nous utilisons le terme « vous » pour désigner toute personne entrant dans le champ d’application de la présente note.

FONDEMENTS JURIDIQUES DE TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES

MOTIFS DU TRAITEMENT

2. En vertu de la législation relative à la protection des données, divers motifs peuvent justifier le traitement de vos données personnelles. Dans certains contextes, plusieurs motifs s’appliquent. Ces motifs sont regroupés sous les dénominations « Contrat », « Obligation légale », « Intérêt légitime » et « Consentement », définies dans le tableau ci-après.

Terme Motif de traitement Explication
Contrat Traitement nécessaire pour exécuter un contrat nous liant, ou dans le but de parvenir à la conclusion d’un contrat. Ce terme inclut l’exécution de nos obligations contractuelles et l’exercice de nos droits contractuels.
Obligation légale Traitement nécessaire pour nous acquitter de nos obligations légales Garantie d’exécution de nos obligations légales et réglementaires. Par exemple, fournir un lieu de travail sécurisé et prévenir toute discrimination illégale.
Intérêt légitime Traitement nécessaire pour servir notre intérêt légitime ou celui d’un tiers. Nous, ou un tiers, détenons un intérêt légitime associé à l’exécution, la gestion et l’administration efficaces et appropriées de nos activités respectives, ainsi qu’au traitement de vos données lorsque celui-ci est en lien avec cet intérêt.
Vos données ne seront pas traitées sur cette base si vos propres intérêts, droits et libertés l’emportent sur notre intérêt légitime ou celui d’un tiers.
Consentement Vous avez spécifiquement autorisé le traitement de vos données De manière générale, le traitement de vos données en rapport avec votre emploi n’est pas subordonné à votre consentement. Toutefois, dans certaines circonstances, il peut être nécessaire d’obtenir votre consentement. Par exemple, nous pouvons être amenés à communiquer une référence ; nous devrons obtenir votre consentement pour ce faire.

 

TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES SENSIBLES

3. Lorsque nous traitons des données personnelles sensibles vous concernant (par exemple, mais de façon non limitative, en archivant vos antécédents médicaux pour nous permettre de vous fournir un environnement de travail sain et sûr ou en traitant des données personnelles à des fins de maintien de la diversité), ce qui implique de nous assurer que l’un des motifs de traitement précités s’applique, nous veillerons à ce qu’au moins l’un des motifs de traitement relatif aux données personnelles sensibles s’applique également. Ces motifs de traitement des données personnelles sensibles sont les suivants :

  • Traitement nécessaire pour exécuter vos ou nos obligations et exercer vos ou nos droits en lien avec votre travail, dans la mesure où il est autorisé par la loi ou la convention collective ;
  • Traitement de données vous concernant et que vous avez rendues publiques (par exemple, si vous informez vos collègues de votre maladie) ;
  • Traitement nécessaire pour établir, engager ou se défendre dans le cadre d’une action en justice ;
  • Traitement nécessaire pour dispenser des soins de santé ou un traitement, établir un diagnostic médical et évaluer votre aptitude au travail ;
  • Traitement à des fins de maintien de l’égalité et de la diversité dans la mesure permise par la loi.
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES CONCERNANT LES DONNEES QUE NOUS TRAITONS ET NOS OBJECTIFS

4. La note d’information présente les objectifs de traitement de vos données personnelles. Plus de précisions concernant ces objectifs, des exemples de données ainsi que les motifs de traitement des données sont fournis dans le tableau ci-après.

Les exemples figurant dans ce tableau ne sont évidemment pas exhaustifs. Notamment, bien que ce tableau ne fasse pas mention des données relatives à des infractions criminelles, si nous venions à découvrir qu’une personne postulant à un emploi pour notre compte fait l’objet de soupçons d’infraction criminelle, nous pourrons éventuellement traiter ces informations dès lors que ce traitement se révèle pertinent pour atteindre nos objectifs. Si nécessaire, nous pourrons également exiger une vérification des antécédents criminels pour certaines fonctions, par exemple les postes financiers ou en interaction avec des mineurs.

Objectif Exemples de données personnelles pouvant être traitées Motifs de traitement
Recrutement Données standard associées à votre identité (par exemple, nom, adresse, adresse électronique, informations et documents d’identité, numéros de téléphone, lieu de naissance, nationalité, coordonnées, expérience professionnelle et formation (y compris diplômes universitaires, relevés de notes, licences professionnelles, adhésions et certifications, récompenses et réalisations, et informations concernant l’emploi actuel ou précédent), informations financières (y compris, informations relatives au salaire actuel), compétences linguistiques, et toute autre donnée personnelle que vous nous communiquez dans le cadre de votre candidature en lien avec les exigences du poste brigué.
Informations concernant votre candidature et notre évaluation de celle-ci, vos références, tous les contrôles que nous pourrons opérer pour vérifier les informations communiquées ou les antécédents, ainsi que toutes les informations associées à votre droit de travailler.
Si nécessaire, nous traiterons également les informations relatives à votre état de santé, votre handicap ou d’éventuels aménagements de vos conditions de travail.
Contrat

Obligation légale

Intérêt légitime

Administrer notre processus de recrutement Évaluer votre expérience et qualifications au regard des exigences du poste brigué.
Administrer notre portail de recrutement en ligne.
Communiquer avec vous à propos des offres d’emploi que nous choisissons de formuler à votre endroit et vous fournir des informations concernant notre processus d’intégration.
Contrat

Obligation légale

Intérêt légitime

Conclure un contrat avec vous (si vous recevez une offre de notre part) Informations relatives à vos conditions de travail en tant que de besoin, y compris vos horaires et conditions de travail, votre salaire et vos prestations sociales, comme par exemple votre participation à un régime de retraite, un programme d’assurance-vie et d’assurance-maladie, ainsi que vos primes ou programmes d’intéressement. Contrat

Obligation légale

Intérêt légitime

Vous contacter ou contacter d’autres personnes en votre nom Votre adresse et numéro de téléphone, coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence et informations concernant vos parents proches. Contrat

Intérêt légitime

Gestion de la paie Informations concernant votre compte bancaire, vos cotisations de retraite ainsi que vos impôts et cotisations sociales.
Votre numéro de sécurité sociale ou autre identifiant attribué par le gouvernement.
Contrat

Obligation légale

Intérêt légitime

Planification financière et prévisions budgétaires Informations concernant vos prétentions salariales (le cas échéant) et les niveaux de prime envisagés. Intérêt légitime
Sécurité physique et informatique Images de vidéosurveillance pour vérifier votre présence en entretien au sein de nos locaux. Obligation légale

Intérêt légitime

Communication d’informations à des tiers en rapport avec des opérations contractuelles envisagées ou réalisées Informations concernant une offre d’emploi à votre endroit et votre proposition de contrat ainsi que d’autres données professionnelles éventuellement demandées par une partie à une opération contractuelle, telles qu’un acheteur, un vendeur ou un prestataire potentiel. Intérêt légitime
Maintien de la diversité et de l’égalité des chances Informations relatives à votre nationalité, votre origine raciale et ethnique, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre religion, votre handicap et votre âge dans le cadre d’initiatives de maintien de la diversité. Ces données seront agrégées et utilisées à des fins de maintien de l’égalité des chances. Intérêt légitime
Litiges et actions en justice Toutes les informations pertinentes, ou potentiellement pertinentes, se rapportant à un litige ou une action en justice nous concernant. Intérêt légitime

Obligation légale

 

Veuillez noter que, si vous acceptez une offre formulée par nos soins, l’entreprise traitera alors toutes les informations ultérieures dans le cadre de la relation de travail ainsi établie. Nous vous communiquerons notre Note d’information réservée aux salariés dans le cadre du processus d’intégration.

PROVENANCE DES DONNEES

5. Lorsque vous présentez votre candidature à un emploi pour notre compte, les données initialement collectées que nous traitons vous concernant nous sont probablement communiquées par vous-même ; notamment, vos coordonnées, coordonnées bancaires et informations relatives à votre statut de résident ainsi que, le cas échéant, votre permis de travail. Si nécessaire et selon les conditions énoncées dans la présente note d’information, nous exigerons des références et des informations nous permettant de vérifier vos antécédents. Si vous rencontrez des difficultés à ce propos, adressez-vous à votre recruteur ou à notre service des ressources humaines.

Veuillez noter que nous pourrons également obtenir des données auprès de recruteurs, agents et organismes similaires tiers dans le cadre du processus de recrutement.

DESTINATAIRES DE VOS DONNEES

USAGE INTERNE

6. Si nécessaire et selon les conditions énoncées dans la présente note d’information, vos données personnelles seront divulguées aux supérieurs hiérarchiques compétents, au service des ressources humaines et aux administrateurs à des fins de gestion de votre candidature, conformément aux termes du présent document. Nous communiquerons également ces données à d’autres membres de notre groupe en cas de nécessité pour prendre les décisions qui s’imposent à l’égard de votre candidature (selon le type de fonction que vous briguez).

USAGE EXTERNE

7. Nous divulguerons vos données personnelles en dehors du groupe uniquement lorsque cette divulgation est motivée par un traitement jugé légal et juste à votre égard.

Nous divulguerons vos données dès lors que cela s’impose pour servir l’intérêt légitime de notre entreprise ou les intérêts d’un tiers (sauf dans le cas où vos intérêts et droits, notamment en termes de vie privée, l’emportent sur ces intérêts). Si nécessaire, nous divulguerons également vos données personnelles si vous y consentez, lorsque la loi l’exige et dans le cadre d’une enquête pénale ou réglementaire.

8. Les circonstances particulières de divulgation de vos données personnelles sont les suivantes :

  • Divulgation à des entreprises qui traitent les données pour notre compte, telles que notre service de paie, nos assureurs et autres prestataires sociaux, notre banque ainsi que les entreprises qui hébergent nos systèmes et données informatiques. Cela se produira lorsque vous acceptez une offre d’emploi de notre part, dans le cadre du processus d’intégration ; et
  • À des conseillers en recrutement tiers et autres entreprises similaires (y compris les portails de recrutement en ligne) dans le cadre du processus de recrutement.
CONSERVATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES – INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

9. Vos données personnelles seront conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. De manière générale, si vous parvenez à être embauché, nous conserverons vos données personnelles pendant la durée de votre contrat de travail et à compter de la rupture de ce dernier, pendant une durée raisonnable. Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons probablement vos données personnelles pendant une courte période après vous avoir informé de cet échec. Afin de déterminer la durée de conservation de vos données, nous tiendrons compte de leur pertinence et de votre emploi potentiel, à des fins d’archivage ou de défense en cas de réclamation fondée en droit.

Lorsque vos données ne sont utiles que pendant une courte durée (par exemple, les données issues d’images de vidéosurveillance), elles seront supprimées.

Les données personnelles relatives aux candidats non retenus à l’issue d’un processus de recrutement seront normalement supprimées à expiration d’un délai de 12 mois.

TRANSFERTS DE DONNEES PERSONNELLES HORS DE L’EEE – INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

10. En ce qui concerne nos activités, et à des fins d’emploi, d’administration, de gestion et de respect des lois, si nécessaire et selon les conditions énoncées dans la présente note d’information, nous transférerons vos données personnelles hors de l’EEE à des membres de notre groupe et à nos gestionnaires de données basés dans les autres pays où nous sommes implantés. Nous veillerons à ce que tous les transferts soient légaux et s’accompagnent de conditions de sécurité appropriées.

ACCES A VOS DONNEES PERSONNELLES ET AUTRES DROITS

11. Nous sommes à votre disposition, pour toute question relative aux données personnelles que nous traitons. Si vous souhaitez obtenir plus de précisions, n’hésitez pas à nous solliciter.

Vous disposez également d’un droit d’accès sur les données personnelles collectées. Si vous faites valoir ce droit et que nous détenons des données personnelles vous concernant, nous serons tenus de vous communiquer les informations y afférentes, notamment :

  • en vous communiquant une description et une copie des données personnelles,
  • en vous expliquant le motif de leur traitement,

Dans l’hypothèse où vous exerceriez votre droit d’accès, et qu’un doute subsiste sur votre identité, nous pourrons être amené à vous demander de nous communiquer des informations nous permettant de vous identifier, de la manière jugée la plus appropriée.

Outre ce droit d’accès, vous pourrez également demander à ce que vos données personnelles soient rectifiées ou supprimées, vous opposer à leur traitement ou demander à en restreindre le traitement. Si vous nous avez communiqué des données vous concernant (par exemple votre adresse ou vos coordonnées bancaires), vous avez le droit d’obtenir ces données au format électronique afin de pouvoir les transmettre à un autre responsable du traitement des données. Ce droit s’applique uniquement avec le motif de traitement « Consentement » ou « Contrat ».

Si nous nous appuyons sur votre consentement pour motiver le traitement, vous pourrez retirer votre consentement à tout moment (bien que cela n’affecte pas le caractère légal des opérations réalisées avant ce retrait).

RECLAMATIONS

12. En cas de réclamation portant sur le traitement de vos données personnelles, vous devez les soumettre au service des ressources humaines. Vous pouvez également déposer votre réclamation auprès de votre organisme de régulation compétent. Pour obtenir ses coordonnées ainsi que d’autres précisions, veuillez contacter notre service des ressources humaines.

STATUT DE LA PRESENTE NOTE D’INFORMATION

13. La présente note n’a qu’une portée informative, et n’a pas de valeur contractuelle. Elle est donc susceptible d’être modifiée à tout moment. Aucun élément de la présente note ne peut avoir conséquence de générer une relation de travail entre RIMES Technologies et une personne non-salariée.

 

ANNEXE 2 – INFORMATIONS PROPRES AUX SPECIFICITES TERRITORIALES

 

ROYAUME-UNI

Si vous êtes employé, engagé ou autrement lié par contrat au Royaume-Uni, les informations supplémentaires suivantes s’appliquent à votre cas.

L’organisme de régulation compétent est l’ICO. Les coordonnées sont les suivantes : Ses coordonnées sont les suivantes :

www.ico.org.uk

Responsable du traitement des données Addresse
RIMES Technologies Limited No 1 Cornhill

Londres

EC3V 3ND

 

Veuillez noter que la présente note, ainsi que les autres politiques et/ou protocoles connexes de RIMES, forment notre politique générale de communication des données spéciales conformément à la loi britannique de protection des données (Data Protection Bill) 2018 (Annexe 1 Partie IV).

CHYPRE

Si vous êtes employé, engagé ou autrement lié par contrat à Chypre, les informations supplémentaires suivantes s’appliquent à votre cas.

L’organisme de régulation compétent est le Bureau du commissaire chargé de la protection des données personnelles. Les coordonnées sont les suivantes :

Addresse : 1 Lasonos street, 1082 Nicosia, Cyprus

Addresse postale : P.O. Box 23378, 1682 Nicosia, Cyprus

Téléphone no. +357 22818456

Fax no.: +357 22304565

Email : commissioner@dataprotection.gov.cy

Responsable du traitement des données Addresse
RIMES Technologies (Cyprus) Limited Karvatides Business Center

3 Makrasikas, 4th Floor

2034, Strovolos

Nicosie, Cyprus

 

  • Paragraphe 2/3 / 4- Il n’y a pas d’obligation légale à Chypre, pour les employeurs, de collecter des données personnelles à des fins de surveillance de la diversité.
  • Paragraphe 4- Infractions pénales – Lorsque la collecte de données relatives au casier judiciaire / aux condamnations est justifiée, RIMES Technologies peut vérifier ces informations en demandant au demandeur de fournir un certificat de casier judiciaire vierge délivré par les autorités policières ou d’obtenir une autorisation écrite du demandeur et demander à recevoir ce certificat des autorités policières.
  • Paragraphe 9 – Suppression des données des demandeurs d’emploi n’ayant pas été retenu – « Ses données seront normalement effacées après 12 mois, à compter de la date à laquelle le demandeur d’emploi a été informé que sa candidature n’a pas été retenu ».
  • Paragraphe 10 – Transfert de données personnelles en dehors de l’EEE – Conformément au projet de loi sur la protection des données, les responsables du traitement des données ou les gestionnaires transférant des catégories particulières de données vers des pays tiers, conformément aux articles 46 et 47 du RGPD, doivent informer l’organisme de régulation chargé de la protection des données personnelles de leur intention, avant le transfert.
FRANCE

Si vous êtes employé, engagé ou autrement lié par contrat en France, les informations supplémentaires suivantes s’appliquent à votre cas.

L’organisme de régulation compétent est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Ses coordonnées sont les suivantes :

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

T +331 53 73 22 22| F +331 53 73 22 00

www.cnil.fr/

Responsable du traitement des données Addresse
RIMES Technologies France SAS 13, avenue de l’Opéra

75001 Paris

 

IRLANDE

Si vous êtes employé, engagé ou autrement lié par contrat en Irlande, les informations supplémentaires suivantes s’appliquent à votre cas.

L’organisme de régulation compétent est le Commissaire chargé de la protection des données. Les coordonnées sont les suivantes :

Responsable du traitement des données Addresse
RIMES Technologies (Ireland) Limited Bldg 1000, Units 1201 & 1202

City Gate, Mahon

Cork

 

  • En Irlande, les employeurs ne sont soumis à aucune obligation légale de collecter des données personnelles à des fins de maintien de la diversité. Le maintien de la diversité et de l’égalité des chances sera assuré en application de la loi de protection des droits du sujet des données.